Die Multimedia-Installationen im "Ort der Information" liefert wichtige Informationen und Hintergründe zum Holocaust, aber auch zur gegenwärtigen Gedenkstättenlandschaft in Europa. Die diesem Angebot zugrunde liegenden Daten müssen daher dem neuesten Stand der historischen Forschung entsprechen beziehungsweise den aktuellen Status der Gedenkstätten widerspiegeln. Dies kann jedoch nur durch kontinuierliche Pflege und Aktualisierung der Daten erreicht werden.

Ermöglicht wird dies durch ein Content-Management-System (CMS), das eigens für das Gedenkstättenportal entwickelt wurde. Für die Verwaltung und Dokumentation der Gedenkstätteninformationen stellt das System umfangreiche Editier- und Workflow-Funktionen zur Verfügung. Sie ermöglichen unter anderem die Versendung und damit Freigabe der Datensätze für bestimmte Nutzergruppe wie Lektoren, Übersetzer oder Korrektoren, den Vergleich mit  früheren Versionen und eine in den Bildupload integrierte automatische Bildbearbeitung.

Die Gedenkstätten-Datenbanken sind mit Orts- und Länderdatenbanken verknüpft und liefern so die Grundlage für die koordinatengetreue dynamische Positionierung der Gedenkstätten auf den interaktiven Karten der Terminals. Die korrekte Eingabe der Koordinaten und die Vollständigkeit der für die Terminal-Anwendungen benötigten Daten wird bei jedem Speichern von speziellen Abfragen überprüft.

Eine komplexe Steuerung der Zugriffsrechte stellt sicher, dass jede Nutzergruppe nur die für sie freigegebenen Aktionen durchführen kann. Über gezielte Anfragen kann sich jeder Nutzer die letzen von ihm bearbeiteten Datensätze anzeigen lassen oder die Gedenkstätten nach bestimmten Kriterien sortieren und durchsuchen. Eine integrierte Exportfunktion ermöglicht das Exportieren aller oder nur bestimmter Felder oder Datensätze als XML oder über die Zwischenablage in Word.